“Conhecer o próprio arquivo, a própria documentação, é saber mais sobre sua história. O arquivo é resultado do trabalho diário de cada uma das funções”. Essa foi a consideração da arquivista do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) Janaína Bezerra, que esteve, na última semana, na sede do Conselho Regional de Contabilidade da Paraíba (CRCPB) realizando um treinamento com os funcionários da entidade. A proposta partiu da diretora executiva do Regional, Helenita Agra, após uma visita à sede do Conselho Federal no início deste ano.
Para que pudesse ser feita uma avaliação mais precisa da condição atual do arquivo do CRCPB, todos os setores foram visitados e muitos funcionários entrevistados. “Primeiro, realizamos um levantamento para definir os documentos que resultam de todas as atividades”, explicou Janaína. Com base nessas informações, será criado um relatório apontando o que deve ser melhorado.
A segunda etapa foi a realização de um minicurso para os funcionários do Conselho. “Abordamos a resolução 1342/2011 do CFC, que trata da guarda de documentos, e apresentamos a Tabela de Temporalidade de Documentos do Sistema CFC/CRCs”, acrescentou a arquivista. A referida tabela determina o tempo que cada documento produzido deve permanecer guardado. Em seguida, foram ensinadas algumas técnicas de arquivamento que devem ser usadas diariamente.
“Foi uma oportunidade gratificante ter recebido o convite para vir”, disse Janaína Bezerra. Sobre a avaliação que fez do arquivo do CRCPB, ponderou que há pontos que precisam ser melhorados. “Vi que os funcionários têm grande interesse em colocar tudo em prática no seu dia-a-dia, isso é o mais importante. Sem a participação da administração e dos próprios funcionários, não dá certo”, concluiu.
Janaína Bezerra desenvolve a função de arquivista do CFC desde 2006.
